Technologia miała kosztować mniej. Ukryte wydatki mogą zmienić całą kalkulację

Na pierwszej stronie oferty widać abonament, cenę licencji albo koszt urządzenia. Dopiero później pojawiają się wydatki na dane, integrację, szkolenia i czas pracowników. Niektóre obciążenia nie trafiają na żadną fakturę, choć realnie zmniejszają budżet firmy. Dlatego przed zakupem nowej technologii trzeba policzyć nie tylko cenę startową, lecz także całkowity koszt jej posiadania.

Cena z oferty nie pokazuje całej inwestycji

Nowy system może wyglądać na niedrogi, jeśli firma bierze pod uwagę wyłącznie opłatę za dostęp lub zakup sprzętu. Przykładowo atrakcyjny abonament za system do zarządzania relacjami z klientami nie obejmuje automatycznie przeniesienia danych z arkuszy, połączenia z pocztą elektroniczną ani dostosowania narzędzia do dotychczasowych procesów.

Każdy z tych etapów wymaga pracy, a czasem także usług zewnętrznych specjalistów. Sama technologia nie musi być przez to złym wyborem. Problem pojawia się wtedy, gdy firma przygotowuje budżet wyłącznie na podstawie kwoty widocznej w ofercie. Rozwiązanie z niższą ceną początkową może po pierwszym roku kosztować więcej niż system droższy na starcie, ale prostszy do uruchomienia.

Szczególnej uwagi wymaga integracja z już używanymi narzędziami. System sprzedażowy może potrzebować danych z księgowości, platforma analityczna informacji z produkcji, a narzędzie wykorzystujące sztuczną inteligencję – dostępu do firmowej wiedzy. Jeżeli dotychczasowe programy są przestarzałe, nie mają odpowiednich interfejsów albo zapisują dane w odmiennych formatach, potrzebne mogą być dodatkowe rozwiązania i praca specjalistów.

Sformułowanie, że system „umożliwia integrację”, nie odpowiada jeszcze na dwa istotne pytania: ile będzie kosztować połączenie go z konkretnymi programami i jak długo potrwa przygotowanie. Te informacje warto ustalić przed podpisaniem umowy, a nie dopiero podczas wdrożenia.

Dane i czas zespołu także mają swoją cenę

Samo posiadanie dużej ilości danych nie oznacza, że można je od razu wykorzystać w nowym systemie. Te same informacje mogą znajdować się w kilku miejscach, część rekordów może być nieaktualna, a różne działy mogą używać innych nazw oraz formatów.

Przed uruchomieniem narzędzia potrzebne bywa porządkowanie, oczyszczanie i ujednolicanie danych. Ma to szczególne znaczenie przy projektach analitycznych oraz rozwiązaniach opartych na sztucznej inteligencji. Nawet dobre narzędzie nie da wiarygodnych rezultatów, jeśli będzie pracowało na niekompletnych lub błędnych informacjach.

Za przygotowanie danych często odpowiadają osoby, które dobrze znają procesy w firmie. Ich udział jest potrzebny, aby technologia odpowiadała rzeczywistemu sposobowi pracy, ale oznacza też koszt czasu. Podobnie jest z udziałem zespołu w spotkaniach z dostawcą, przygotowaniem wymagań, testami, sprawdzaniem danych i zgłaszaniem problemów.

Jeśli pięć osób przez kilka tygodni poświęca część obowiązków na wdrożenie, firma ponosi realny koszt, nawet gdy nie dostaje za to osobnej faktury. W mniejszych przedsiębiorstwach może to dodatkowo oznaczać wolniejszą realizację bieżących zadań. Dlatego w planie projektu warto uwzględnić nie tylko wydatki zewnętrzne, ale także czas pracowników oraz możliwy przejściowy spadek wydajności.

Szkolenie również nie kończy się na opłaceniu kursu. Pracownicy potrzebują czasu, aby nabrać wprawy, a przez pierwsze dni lub tygodnie część zadań może zajmować im więcej czasu niż wcześniej. Firma powinna też zadbać o instrukcje i przekazanie wiedzy kilku osobom. Uzależnienie obsługi systemu od jednego przeszkolonego pracownika staje się problemem, gdy ta osoba odejdzie albo będzie niedostępna.

Przy rozbudowanych rozwiązaniach szkolenia mogą być potrzebne także po uruchomieniu systemu. Aktualizacje przynoszą nowe funkcje, a firma może stopniowo rozszerzać sposób korzystania z technologii.

Abonament rośnie razem z zakresem użycia

Model subskrypcyjny pozwala rozpocząć pracę z technologią bez dużego wydatku na początku. Miesięczna opłata może jednak zależeć od liczby użytkowników, ilości przechowywanych danych, liczby wykonanych operacji albo zakresu funkcji.

Narzędzie niedrogie przy pięciu użytkownikach może stać się dużym obciążeniem budżetu po zwiększeniu zespołu do pięćdziesięciu osób. Podobna różnica pojawia się przy usługach rozliczanych według wykorzystania. Tani pilotaż nie musi odzwierciedlać kosztu codziennej pracy na dużej liczbie danych.

Przed decyzją warto więc sprawdzić kilka wariantów rozwoju firmy, a nie tylko aktualną cenę. Pomocne jest oszacowanie kosztu przy większej liczbie użytkowników, większym zbiorze danych i szerszym zakresie funkcji. Dzięki temu łatwiej ocenić, czy rozwiązanie pozostanie opłacalne po zakończeniu testów.

Koszty pojawiają się także po zakończeniu wdrożenia. Oprogramowanie wymaga aktualizacji i administracji, urządzenia – przeglądów oraz serwisu, a część podzespołów z czasem trzeba wymienić. Do tego mogą dojść wydatki na kopie zapasowe, bezpieczeństwo, dodatkową przestrzeń na dane i rozszerzoną pomoc techniczną.

W przypadku urządzeń produkcyjnych znaczenie ma dostępność części oraz czas reakcji serwisu. Tańsza maszyna może generować większe straty, jeśli awaria oznacza kilkudniowy przestój. Przy systemach informatycznych należy natomiast sprawdzić, które usługi obejmuje podstawowa umowa, a za które trzeba zapłacić osobno. Dotyczy to między innymi dodatkowych środowisk, rozszerzonych kopii zapasowych i niektórych aktualizacji.

Zmiana dostawcy może wymagać kosztownej migracji

Przy wyborze technologii firmy rzadko analizują scenariusz rezygnacji z niej po kilku latach. Tymczasem odejście od dostawcy może oznaczać przeniesienie danych, przebudowę integracji i ponowne szkolenie użytkowników.

Przed podpisaniem umowy warto ustalić, czy dane można łatwo wyeksportować, w jakim formacie będą dostępne i co stanie się z nimi po zakończeniu współpracy. Znaczenie ma także rozróżnienie między elementami należącymi do przedsiębiorstwa a tymi, które pozostają zależne od infrastruktury dostawcy.

Nie oznacza to konieczności rezygnowania z zewnętrznych platform. Chodzi o świadome oszacowanie konsekwencji przyszłej zmiany. Im wcześniej firma sprawdzi możliwość migracji, tym mniejsze ryzyko, że po kilku latach zostanie z rozwiązaniem trudnym do zastąpienia.

Do podobnych wydatków należy doliczyć cyberbezpieczeństwo. Nowa technologia może oznaczać kolejne konta użytkowników, dodatkowe miejsca przechowywania informacji i następne połączenia z innymi usługami. Potrzebne mogą być zarządzanie uprawnieniami, dodatkowe uwierzytelnianie, monitoring, kopie zapasowe oraz szkolenia.

Przy systemach przetwarzających wrażliwe informacje trzeba sprawdzić sposób ich przechowywania i przetwarzania. Oszczędność na zabezpieczeniach może okazać się pozorna, jeśli później dojdzie do przestoju, utraty danych albo konieczności odtwarzania systemów.

Powiązany artykuł

AI, roboty i drogie systemy nie zawsze są innowacją

Największy wydatek może dotyczyć niewykorzystywanego systemu

Firma może opłacić licencje, wdrożenie i szkolenia, a po kilku miesiącach używać rozwiązania tylko częściowo. Powodem bywa skomplikowana obsługa, niedopasowanie do procesu albo brak akceptacji nowego sposobu pracy. Zdarza się również, że przedsiębiorstwo kupuje rozbudowany pakiet funkcji, z których na co dzień korzysta tylko z kilku.

Po wdrożeniu warto sprawdzać nie tylko to, czy system jest formalnie używany, ale także jak wygląda jego wykorzystanie. Jeżeli przedsiębiorstwo płaci za kilkadziesiąt licencji, a regularnie korzysta z nich połowa zespołu, może to być sygnał do zmiany zakresu umowy. Trudniejsza do zauważenia jest sytuacja, w której system działa, lecz pracownicy nadal posługują się dodatkowymi arkuszami i ręcznymi obejściami.

Do oceny inwestycji służy TCO, czyli całkowity koszt posiadania rozwiązania. Firma szacuje wtedy wydatki w określonym okresie, na przykład przez trzy lub pięć lat. W kalkulacji powinny znaleźć się zakup lub abonament, wdrożenie, integracja, infrastruktura, przygotowanie danych, szkolenia, utrzymanie, serwis, bezpieczeństwo i ewentualna zmiana dostawcy.

Tak obliczoną kwotę warto zestawić z oczekiwanymi korzyściami. Mogą nimi być oszczędność czasu, mniejsza liczba błędów, ograniczenie przestojów, niższe zużycie materiałów albo obsługa większej liczby zamówień bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia. Nie wszystkie efekty da się przewidzieć co do złotówki, ale nawet orientacyjna kalkulacja jest lepsza niż decyzja oparta wyłącznie na pierwszej cenie z oferty.

Taki sposób liczenia pozwala porównać nie tylko produkty, lecz także ryzyko związane z ich wdrożeniem. Tańsza licencja nie zawsze oznacza tańszą inwestycję, a wyższa cena początkowa może się zwrócić, jeśli ogranicza koszty integracji, utrzymania i późniejszego rozwoju.

na podstawie: parp.gov.pl.