PoC, pilotaż czy pełne wdrożenie? Zła kolejność może kosztować firmę

Na prezentacji dostawcy wszystko wygląda prosto: technologia działa, dane są przetwarzane, a obiecane oszczędności wydają się bliskie. Dopiero własne testy pokazują, czy rozwiązanie poradzi sobie z dokumentami, maszynami i procedurami konkretnej firmy. Proof of Concept oraz pilotaż pomagają sprawdzić to przed wydaniem pieniędzy na pełne wdrożenie.

PoC sprawdza, czy technologia w ogóle może zadziałać

Proof of Concept, czyli PoC, służy do zbadania wykonalności pomysłu. Firma nie buduje jeszcze narzędzia gotowego dla całej organizacji. Sprawdza jedno, możliwie precyzyjnie określone zadanie.

Producent może więc przetestować system wizyjny na wybranej partii detali, zamiast od razu instalować kamery na całej linii. Jeśli rozwiązanie nie rozpoznaje wad z oczekiwaną dokładnością, przedsiębiorstwo dowiaduje się o tym przed zakupem większej liczby urządzeń i przebudową procesu.

Podobnie wygląda test narzędzia wykorzystującego sztuczną inteligencję. Firma mająca tysiące dokumentów może sprawdzić, czy system prawidłowo wydobywa z nich określone informacje. Na tym etapie nie trzeba jeszcze udostępniać aplikacji wszystkim pracownikom ani projektować kompletnego obiegu danych.

PoC powinien mieć z góry ustalone kryterium powodzenia. Ogólne sprawdzenie „możliwości AI” nie daje podstawy do decyzji. Lepszy jest konkretny cel, na przykład odczytanie wskazanych danych z określonego odsetka dokumentów albo wykrywanie konkretnej wady z wymaganą dokładnością.

Pozytywny wynik nie oznacza jednak, że system nadaje się już do codziennego użytku. Test może obejmować niewielki zbiór danych, jedno urządzenie lub uproszczoną konfigurację. Nie pokazuje wtedy wszystkich problemów związanych z bezpieczeństwem, niezawodnością, integracją i obsługą większej liczby użytkowników.

Pilotaż pokazuje, co dzieje się podczas normalnej pracy

Pilotaż zaczyna się wtedy, gdy firma ma już podstawy, by uznać, że technologia jest wykonalna. Teraz sprawdza jej działanie w rzeczywistym środowisku, ale nadal na ograniczonym obszarze. Może to być jedna linia produkcyjna, wybrany dział, konkretna lokalizacja, grupa pracowników albo pojedynczy proces.

Przykładem jest cyfrowy system zgłaszania problemów na produkcji. PoC może potwierdzić, że aplikacja łączy się z używanym oprogramowaniem i przesyła dane. Dopiero pilotaż z udziałem pracowników jednej zmiany pozwala ocenić, czy raportowanie rzeczywiście trwa krócej, czy aplikacja jest wygodna oraz czy informacje pomagają kierownikom podejmować decyzje.

W takich warunkach wychodzą na jaw przeszkody, których nie widać podczas testu technicznego. Pracownik może nie mieć dostępu do urządzenia w miejscu wykonywania zadania, sieć może działać zbyt słabo, a nowa procedura może wymagać dodatkowego kroku. W efekcie rozwiązanie, które miało skrócić pracę, może ją wydłużyć.

To właśnie dlatego przed rozszerzeniem pilotażu warto zebrać uwagi osób korzystających z narzędzia. Ich obserwacje mogą dotyczyć nie tylko błędów systemu, ale też rozmieszczenia sprzętu, liczby czynności i sposobu przekazywania informacji. Takie poprawki są tańsze, gdy rozwiązanie działa jeszcze na ograniczonym obszarze.

Decyzja o wdrożeniu powinna wynikać z wcześniej ustalonych danych

PoC odpowiada na pytanie, czy technologia potrafi wykonać określone zadanie. Pilotaż sprawdza natomiast, czy można używać jej w danym przedsiębiorstwie i osiągnąć zakładany efekt. Dopiero po tym drugim etapie można wiarygodniej ocenić wpływ rozwiązania na czas pracy, jakość, liczbę błędów i koszty.

Wyniki testu trzeba ustalić jeszcze przed jego rozpoczęciem. W zależności od projektu mogą obejmować:

• czas potrzebny na wykonanie zadania,
• liczbę błędów lub wykrytych nieprawidłowości,
• koszty obsługi i utrzymania,
• łatwość korzystania z narzędzia,
• wpływ rozwiązania na jakość produktu albo dokumentu,
• możliwość połączenia z używanymi systemami.

Takie podejście ogranicza ryzyko wybierania po zakończeniu testu tylko tych danych, które przedstawiają projekt w korzystnym świetle. Wynik powinien prowadzić do jednej z trzech decyzji: rozszerzenia rozwiązania, jego poprawienia i ponownego sprawdzenia albo zakończenia prac. Rezygnacja także może być dobrym rezultatem, jeśli pozwala uniknąć większej, nietrafionej inwestycji.

Cena licencji lub urządzenia to dopiero początek rachunku. Przy pełnym wdrożeniu mogą dojść koszty integracji, przygotowania danych, szkoleń, dostosowania infrastruktury i wsparcia technicznego. Później trzeba uwzględnić aktualizacje, administrację, kolejne licencje, serwis i części zamienne. Pilotaż pozwala oszacować część tych wydatków przed pomnożeniem ich przez liczbę stanowisk, maszyn albo oddziałów.

Nie każdy projekt wymaga obu etapów. Przy sprawdzonym, standardowym rozwiązaniu firma może przejść bezpośrednio do wdrożenia, choć rozsądniej jest nadal rozłożyć je na kolejne działy lub lokalizacje. Przy nowej technologii albo nietypowym zastosowaniu bezpośrednie uruchomienie w całej organizacji oznacza znacznie większe ryzyko.

Pełne wdrożenie powinno obejmować także zasady utrzymania systemu, uprawnienia użytkowników, bezpieczeństwo, ciągłość działania i sposób reagowania na awarie. Równie istotne jest zaangażowanie pracowników. Osoba, która może zgłosić uwagi podczas pilotażu i rozumie powód zmiany, łatwiej oceni nowe narzędzie niż ktoś, kto dostaje gotowe rozwiązanie bez wpływu na jego działanie.

Najprostsza kolejność decyzji wygląda więc następująco: najpierw firma określa problem i oczekiwany rezultat, potem sprawdza wykonalność pomysłu, następnie testuje technologię w codziennych warunkach, a dopiero później decyduje o szerszym wdrożeniu. Dzięki temu test nie staje się celem samym w sobie, lecz etapem prowadzącym do konkretnej decyzji biznesowej.

na podstawie: parp.gov.pl.