PESEL UKR między gminą a Strażą Graniczną. RPO interweniuje

Jedni odsyłają do drugich, a termin na załatwienie sprawy mija. Obywatele Ukrainy korzystający z ochrony czasowej napotykają problemy z uzyskaniem numeru PESEL ze statusem UKR. Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że nie są to już pojedyncze przypadki, lecz powtarzający się problem administracyjny. Sprawą zajmie się Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Do Biura RPO trafia coraz więcej skarg od osób, które nie mogą uzyskać statusu UKR z powodu sposobu zarejestrowania ich wjazdu do Polski. W wielu przypadkach urzędy gmin odwołują się do danych Straży Granicznej, a ta nie widzi podstaw do ich zmiany. W efekcie zainteresowani pozostają bez formalnej decyzji, od której mogliby się odwołać, i tracą czas potrzebny na uzyskanie uprawnień związanych z ochroną czasową.

Błąd w rejestrze może zablokować uzyskanie statusu UKR

Najwięcej problemów wynika z oznaczenia celu wjazdu do Polski. Organy gmin uzależniają nadanie numeru PESEL ze statusem UKR od tego, czy Straż Graniczna zarejestrowała przekroczenie granicy jako „ewakuacja/ochrona czasowa”.

RPO wskazuje, że taki warunek nie wynika wprost z obowiązujących przepisów. Nie przewidują go również regulacje Unii Europejskiej dotyczące ochrony czasowej. Zdaniem rzecznika sama rekomendacja przekazana przez MSWiA urzędom nie może tworzyć dodatkowej przesłanki wymaganej do uzyskania statusu.

Wątpliwości dotyczą między innymi takich sytuacji:

• błędnego wpisania celu wjazdu przez Straż Graniczną,
• odmowy poprawienia danych w rejestrze,
• problemów z potwierdzeniem informacji przez urząd gminy, nawet po dokonaniu korekty,
• wielomiesięcznego oczekiwania na rozpatrzenie wniosku o zmianę wpisu,
• odmowy nadania statusu UKR po upływie ustawowego terminu,
• zmiany statusu UKR na status NUE bez wystarczającego uzasadnienia,
• różnic w zapisach dotyczących członków tej samej rodziny.

Szczególnie trudna jest sytuacja osób starszych, osób z niepełnosprawnościami oraz innych osób, które potrzebują pomocy w kontaktach z administracją. Jeżeli sprawa zostaje zatrzymana między dwiema instytucjami, sam zainteresowany często nie ma narzędzia, by skutecznie wymusić jej rozstrzygnięcie.

Obywatele są odsyłani między urzędem gminy a Strażą Graniczną

Mechanizm opisany przez RPO tworzy lukę proceduralną. Urząd gminy może odmówić przyjęcia lub uwzględnienia wniosku, wskazując na brak odpowiedniego oznaczenia w rejestrze Straży Granicznej. Z kolei Straż Graniczna może uznać, że przepisy nie wymagają takiego wpisu i dlatego nie ma podstaw do jego zmiany.

Dla osoby zainteresowanej oznacza to brak jasnej ścieżki postępowania. Zamiast decyzji administracyjnej otrzymuje informacje o konieczności skontaktowania się z inną instytucją. Bez formalnego rozstrzygnięcia trudniej zakwestionować stanowisko urzędu, a upływ ustawowego terminu może zamknąć drogę do uzyskania statusu UKR.

Rzecznik zwraca uwagę, że konsekwencje nieścisłości w publicznych rejestrach zostają przerzucone na ludzi, którzy nie mają wpływu na sposób zapisywania danych. Dotyczy to także przypadków, w których rozbieżność może wynikać z błędu organu albo z odmiennego sposobu interpretowania informacji przez poszczególne instytucje.

Podczas spotkania przedstawicieli Biura RPO z ukraińskimi organizacjami działającymi w Polsce, które odbyło się 24 sierpnia 2026 r., zgłaszano również problem niejednolitego i coraz bardziej rygorystycznego stosowania przepisów. Uczestnicy wskazywali, że niejasne wymagania ograniczają dostęp do ochrony czasowej osobom, które powinny móc z niej korzystać.

RPO pyta MSWiA o podstawę prawną i zmianę zasad

Sylwia Gregorczyk-Abram zwróciła się do ministra spraw wewnętrznych i administracji Marcina Kierwińskiego o przeanalizowanie przepisów oraz sposobu działania organów. Poprosiła także o wyjaśnienie, na jakiej podstawie wymaga się oznaczenia wjazdu jako „ewakuacja/ochrona czasowa”.

RPO oczekuje również wskazania środków prawnych dostępnych osobom, którym odmówiono nadania statusu UKR albo które zostały odesłane między instytucjami bez formalnego rozstrzygnięcia. W piśmie wskazano potrzebę ujednolicenia procedur, aby podobne sprawy nie zależały od odmiennej interpretacji stosowanej przez konkretny urząd.

Zdaniem rzecznika obecna sytuacja budzi zastrzeżenia dotyczące pewności prawa, bezpieczeństwa prawnego, równego traktowania oraz zasady legalizmu. Organy publiczne powinny działać na podstawie przepisów i w ich granicach, a rekomendacje administracyjne nie mogą samodzielnie zmieniać ustawowych warunków uzyskania numeru PESEL ze statusem UKR.

Ministerstwo ma więc rozstrzygnąć nie tylko, jak poprawiać pojedyncze wpisy, lecz także jak usunąć rozbieżności między działaniem gmin i Straży Granicznej. Bez takiego uporządkowania osoby ubiegające się o ochronę czasową nadal mogą pozostawać bez statusu, mimo że przeszkodą jest wyłącznie sposób zapisania danych w rejestrze.

na podstawie: Rzecznik Praw Obywatelskich.